Quelles données
- Livrables, rapports et documents de travail
- Propositions, tarifs et contrats
- Renseignements confiés par les clients
- Feuilles de temps et dossiers des employés
Secteur : Services professionnels
Votre expertise se facture. HUB IA retrouve, suit et prépare.
Courriels, rencontres, documents et heures : reliés au bon mandat, avec leurs sources.
Le professionnel responsable du mandat décide. HUB IA prépare.
HUB IA au travail dans votre firme
Département affiché : Développement des affaires et propositions
Réunir besoin client, références autorisées et compétences documentées pour préparer une proposition, révisée par le responsable.
Des propositions à la facturation, chaque mandat traverse la firme. Chaque professionnel peut avoir son agent : il prépare, vous signez.
Développement des affaires et propositions
« Avait-on déjà répondu à une demande semblable? »
Une proposition partie des bonnes références. Réunir besoin client, références autorisées et compétences documentées pour préparer une proposition, révisée par le responsable.
Gestion des mandats et portefeuille
« Où en est le mandat, et qui attend quoi? »
Décisions, jalons et risques réunis. Consolider décisions, jalons, risques et actions issus des rencontres.
Recherche et production des livrables
« D’où vient cette référence? »
Une ébauche reliée à ses sources. Retrouver les références autorisées et préparer une ébauche reliée à ses sources. Le réviseur conserve le jugement professionnel et la signature.
Temps, dépenses et facturation
« Ces entrées respectent-elles le contrat? »
Des entrées à confirmer selon le contrat. Rapprocher temps, dépenses, jalons et conditions contractuelles avant brouillon de facture, au forfait, par abonnement, par jalons ou à l’heure.
RH et développement des compétences
« Le nouveau commence lundi, qu’est-ce qui manque? »
L’accueil et les compétences suivis. Réunir accueil, formations et compétences documentées pour préparer le suivi du gestionnaire.
Ce que HUB IA peut préparer pour le secteur services professionnels
Les autres fonctions du secteur, en plus de celles montrées dans la scène. Chaque exemple est un parcours proposé : il dépend des sources raccordées, des droits et des outils appropriés, et la personne responsable examine ou décide.
Organisation représentée : Cabinet de conseil ou agence travaillant par mandats. Variantes à documenter : Conseil, ingénierie, comptabilité, TI, design, communications ou traduction, avec leurs révisions et livrables propres.
Nouvelle
Cadrage, ouverture et contrats
Préparer objectifs, livrables, exclusions, échéances et décisions attendues du mandat.
Nouvelle
Planification des ressources et capacité
Comparer demandes prévues, disponibilités déclarées et compétences documentées.
Évoquée
Qualité et révision professionnelle
Relever incohérences, versions contradictoires et éléments absents de la liste de vérification.
Nouvelle
Relation client, livraison et suivi
Préparer la remise avec compte rendu et engagements restants.
Évoquée
Connaissances et gestion documentaire
Retrouver modèles et leçons autorisés selon les droits de chaque mandat.
Exemple illustratif Parcours proposé entre plusieurs équipes
- Déclencheur Un client demande un ajout par courriel.
- Pièces réunies HUB IA pourrait relier la demande au contrat, au budget, aux compétences et au livrable concernés.
- Préparation Une demande de changement est préparée.
- Décision Le responsable confirme le périmètre, les ressources et les conditions commerciales avant de poursuivre.
- Résultat La décision alimente le suivi du mandat et la préparation de la facturation.
Indicateurs à mesurer : Travaux engagés sans périmètre confirmé ; temps de vérification des sources ; corrections demandées après livraison. Aucun gain chiffré n’est établi.
Responsabilités : Le réviseur conserve le jugement professionnel, la signature et les actes réservés. La réutilisation de connaissances respecte les droits de chaque client et mandat.
Fonctions communes à tous les secteurs (12)
Direction et pilotage
Réunir les dossiers bloqués, leur responsable, les pièces sources et la décision attendue pour préparer la rencontre de direction.
Ressources humaines et recrutement
Préparer l’accueil d’un nouvel employé avec les tâches, accès demandés et documents correspondant à son poste.
Formation et transmission des connaissances
Retrouver une procédure approuvée, sa version et le responsable à consulter ; préparer un parcours de formation par rôle.
Finances, comptabilité et paie
Rapprocher commande, réception et facture ; présenter les écarts au responsable avant paiement.
Développement commercial et communications
Préparer une proposition à partir d’une demande et de références autorisées ; conserver les engagements pris envers le client.
Relation client et traitement des insatisfactions
Regrouper les demandes liées à un dossier et préparer une réponse avec l’état réel du travail.
Achats et gestion des fournisseurs
Comparer les offres selon des critères définis et suivre les documents manquants du fournisseur.
TI, cybersécurité et soutien
Relier un incident à l’équipement, aux symptômes déjà observés et à une procédure autorisée pour aider le technicien.
Gestion documentaire et protection des renseignements
Retrouver les documents selon le dossier et les droits ; suivre les demandes d’accès et les dates de conservation applicables.
Juridique, contrats et assurances
Repérer les échéances de contrat et rassembler les pièces pour renouvellement ou examen par le responsable.
Qualité, risques, santé et sécurité
Relier un événement à une action corrective, un responsable et une preuve de réalisation.
Bâtiments, équipements et services généraux
Préparer les interventions d’entretien et suivre les contrats de service, les équipements et les inspections prévues.
Infrastructure privée
Les dossiers de vos clients : traités dans une infrastructure qui ne sert qu’à vous
Une firme détient les informations confidentielles de ses clients et le savoir accumulé de ses mandats. Voici pourquoi l’endroit où elles sont traitées compte, et ce que l’infrastructure privée de HUB IA change.
Pourquoi c’est sensible
- Ces informations font souvent l’objet d’ententes de confidentialité avec vos clients et vos partenaires.
- La Loi 25 encadre la collecte, la communication et la conservation des renseignements personnels, y compris leur communication hors du Québec.
- Un outil d’IA infonuagique public peut traiter les données hors du pays, les réutiliser selon ses conditions ou les rendre accessibles à des tiers ; ces risques varient selon le fournisseur et le contrat.
Comment HUB IA les garde chez vous
- Hébergement au QuébecVos traitements tournent sur une infrastructure hébergée chez Hub AI, à Sainte-Thérèse (Québec), au Canada.
- Des machines qui ne servent qu’à vousUn environnement dédié à votre entreprise, hébergé chez Hub AI : il n’est pas partagé avec d’autres clients.
- Vos équipes y accèdent par le WebAucun matériel à installer chez vous : vos équipes travaillent dans HUB IA à partir de leur navigateur.
- Contrôles à préciser avec vousDroits d’accès par personne, journalisation des consultations, chiffrement et durées de conservation : des capacités à confirmer pour votre déploiement.
Ces repères décrivent des obligations générales ; ils ne constituent pas un avis juridique. L’infrastructure privée ne garantit pas à elle seule la conformité : celle-ci dépend de vos pratiques, de vos contrats et de l’évaluation faite pour votre organisation.
Parlons de votre firme.
Le diagnostic dit par où HUB IA commence chez vous.