Quelles données
- Communications privilégiées entre l’avocat et son client
- Dossiers clients, actes, procédures et ébauches
- Données de vérification des conflits d’intérêts
- Comptabilité en fidéicommis et relevés
- Preuves, pièces et transcriptions
Secteur : Droit
Votre cabinet conseille. HUB IA retrouve, suit et prépare.
Courriels, pièces, notes, versions et échéances : reliés au bon dossier, avec leurs sources.
L’avocat responsable du dossier décide. HUB IA prépare.
HUB IA au travail dans votre cabinet
Département affiché : Réception et ouverture de dossier
Structurer la demande et les pièces attendues sans donner d’avis juridique ; préparer les éléments de vérification des conflits, que l’avocat examine avant d’accepter le mandat.
De la réception au fidéicommis, chaque dossier traverse le cabinet. Chaque avocate et avocat peut avoir son agent : il prépare, vous signez.
Réception et ouverture de dossier
« Quelles pièces doit-on demander? »
La demande structurée, sans avis juridique. Structurer la demande et les pièces attendues sans donner d’avis juridique ; préparer les éléments de vérification des conflits, que l’avocat examine avant d’accepter le mandat.
Rédaction et révision
« Qu’est-ce qui a changé entre les deux versions? »
Une ébauche sur modèle approuvé. Préparer une ébauche sur modèle approuvé et comparer les versions ; révision et signature restent à l’avocat.
Préparation d’audience ou de transaction
« Quelles pièces manque-t-il à l’index? »
Chronologie et index préparés. Préparer chronologie, index de pièces et liste des documents attendus pour la clôture applicable.
Recherche juridique et précédents
« Ces références ont-elles été vérifiées? »
Une synthèse reliée à ses sources. Préparer une synthèse reliée aux sources et la liste des références à vérifier, distinctement de la recherche dans les précédents internes.
Gestion documentaire, fermeture et conservation
« Le dossier est-il prêt à fermer? »
La liste de fermeture, rassemblée. Rassembler versions, preuves de transmission et liste de fermeture du dossier ; les décisions de conservation restent aux responsables.
Temps, honoraires, comptabilité et fidéicommis
« Ce rapprochement présente-t-il un écart? »
Écarts et justificatifs relevés pour examen. Préparer les rapprochements et relever écarts ou justificatifs absents pour examen. Les mouvements en fidéicommis restent encadrés par les responsables.
Ce que HUB IA peut préparer pour le droit
Les autres fonctions du secteur, en plus de celles montrées dans la scène. Chaque exemple est un parcours proposé : il dépend des sources raccordées, des droits et des outils appropriés, et la personne responsable examine ou décide.
Organisation représentée : Cabinet d’avocats. Variantes à documenter : Litige, transaction, droit des affaires, famille ou autre pratique ; le notariat requiert une variante propre.
Évoquée
Conflits d’intérêts et acceptation du mandat
Rechercher noms similaires et liens dans les sources autorisées pour préparer les points à examiner ; l’avocat conclut, sans verdict automatique.
Évoquée
Gestion des mandats et échéances
Préparer les tâches à partir de délais confirmés par l’avocat et montrer les pièces manquantes.
Nouvelle
Communication avec la clientèle
Préparer un état factuel du mandat fondé sur les éléments autorisés du dossier.
Exemple illustratif Parcours proposé entre plusieurs équipes
- Déclencheur Un nouveau dossier est ouvert.
- Pièces réunies HUB IA pourrait rechercher les parties dans les données autorisées et préparer les éléments de vérification des conflits.
- Préparation Les échéances confirmées alimentent les tâches ; une lettre est préparée sur un modèle du cabinet.
- Décision L’avocat examine les conflits, décide d’accepter le mandat, révise et signe la lettre.
- Résultat La version envoyée et les preuves de transmission sont rattachées au dossier.
Indicateurs à mesurer : Dossiers sans prochaine action ; références à corriger ; pièces ou rapprochements incomplets. Aucun gain chiffré n’est établi.
Responsabilités : La vérification des conflits se conclut par l’avocat. Le secret professionnel, la vérification des références, la signature, les mouvements en fidéicommis et les décisions de conservation restent encadrés par les responsables.
Confidentialité. Le déploiement prévoit une infrastructure privée hébergée au Canada et des accès selon les droits de chaque personne. Les conditions d’hébergement, d’accès et d’utilisation des données sont précisées pour chaque déploiement ; la localisation ne suffit pas, à elle seule, à établir la conformité. L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée applicable et l’arrimage à vos obligations (renseignements personnels, secret professionnel, exigences de votre ordre ou de votre régulateur) : à valider avec vous lors du diagnostic.
Fonctions communes à tous les secteurs (12)
Direction et pilotage
Réunir les dossiers bloqués, leur responsable, les pièces sources et la décision attendue pour préparer la rencontre de direction.
Ressources humaines et recrutement
Préparer l’accueil d’un nouvel employé avec les tâches, accès demandés et documents correspondant à son poste.
Formation et transmission des connaissances
Retrouver une procédure approuvée, sa version et le responsable à consulter ; préparer un parcours de formation par rôle.
Finances, comptabilité et paie
Rapprocher commande, réception et facture ; présenter les écarts au responsable avant paiement.
Développement commercial et communications
Préparer une proposition à partir d’une demande et de références autorisées ; conserver les engagements pris envers le client.
Relation client et traitement des insatisfactions
Regrouper les demandes liées à un dossier et préparer une réponse avec l’état réel du travail.
Achats et gestion des fournisseurs
Comparer les offres selon des critères définis et suivre les documents manquants du fournisseur.
TI, cybersécurité et soutien
Relier un incident à l’équipement, aux symptômes déjà observés et à une procédure autorisée pour aider le technicien.
Gestion documentaire et protection des renseignements
Retrouver les documents selon le dossier et les droits ; suivre les demandes d’accès et les dates de conservation applicables.
Juridique, contrats et assurances
Repérer les échéances de contrat et rassembler les pièces pour renouvellement ou examen par le responsable.
Qualité, risques, santé et sécurité
Relier un événement à une action corrective, un responsable et une preuve de réalisation.
Bâtiments, équipements et services généraux
Préparer les interventions d’entretien et suivre les contrats de service, les équipements et les inspections prévues.
Infrastructure privée
Le secret professionnel mérite une infrastructure qui ne sert qu’à votre cabinet
Un cabinet traite des renseignements protégés par le secret professionnel. Voici pourquoi l’endroit où ils sont traités compte, et ce que l’infrastructure privée de HUB IA change.
Pourquoi c’est sensible
- Le secret professionnel et les règles du Barreau du Québec imposent de protéger la confidentialité des dossiers, y compris lorsqu’un outil technologique est utilisé.
- La Loi 25 s’applique aussi aux renseignements personnels détenus par le cabinet, notamment s’ils sont communiqués hors du Québec.
- Un outil d’IA infonuagique public peut traiter les données hors du pays, les réutiliser selon ses conditions ou les rendre accessibles à des tiers ; ces risques varient selon le fournisseur et le contrat.
Comment HUB IA les garde chez vous
- Hébergement au QuébecVos traitements tournent sur une infrastructure hébergée chez Hub AI, à Sainte-Thérèse (Québec), au Canada.
- Des machines qui ne servent qu’à vousUn environnement dédié à votre entreprise, hébergé chez Hub AI : il n’est pas partagé avec d’autres clients.
- Vos équipes y accèdent par le WebAucun matériel à installer chez vous : vos équipes travaillent dans HUB IA à partir de leur navigateur.
- Contrôles à préciser avec vousDroits d’accès par personne, journalisation des consultations, chiffrement et durées de conservation : des capacités à confirmer pour votre déploiement.
Ces repères décrivent des obligations générales ; ils ne constituent pas un avis juridique. L’infrastructure privée ne garantit pas à elle seule la conformité : celle-ci dépend de vos pratiques, de vos contrats et de l’évaluation faite pour votre organisation.
Parlons de votre cabinet.
Le diagnostic dit par où HUB IA commence chez vous.